Gantt-Diagramm: Vor- und Nachteile und wie es Ihnen helfen kann

Erfahren Sie, wie Gantt-Diagramme Ihre Projekte effizienter gestalten können und nutzen Sie dieses wertvolle Instrument zur besseren Planung und Durchführung Ihrer Projekte.

Ein Gantt-Diagramm ist ein nützliches Tool zur Projektplanung. Dabei werden alle geplanten Aufgaben in einer Übersicht dargestellt, sodass für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen.

Ein Gantt-Diagramm zeigt:

1. Das Anfangs- und Enddatum eines Projekts
2. Welche Aufgaben das Projekt umfasst
3. Welche Personen für welche Aufgaben verantwortlich sind
4. Das geplante Anfangs- und Enddatum einer jeden Aufgabe
5. Die geschätzte Dauer einer jeden Aufgabe
6. Überschneidende bzw. miteinander verknüpfte Aufgaben

Ein Gantt-Diagramm besteht normalerweise aus den folgenden Elementen:

1. Datumsangaben: durch die Angabe der Anfangs- und Enddaten ist auf einen Blick ersichtlich, wann das gesamte Projekt startet und endet.
2. Aufgaben: projekte bestehen aus einer Reihe von Teilaufgaben. Mit einem Gantt-Diagramm können diese im Auge behalten werden, damit keine Aktivität vergessen wird oder in Rückstand gerät.
3. Voraussichtlicher Zeitrahmen: das Diagramm zeigt, wann jede Aufgabe ausgeführt werden sollte. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Teilaufgabe termingerecht erledigt wird und das gesamte Projekt planmäßig abgeschlossen werden kann.
4. Abhängigkeiten: manche Aufgaben können zu beliebigen Zeitpunkten ausgeführt werden, während andere vor dem Start oder nach dem Ende einer anderen Aufgabe ausgeführt werden müssen. Diese Abhängigkeiten werden in einem Gantt-Diagramm deutlich gemacht.
5. Fortschritt: im Diagramm ist genau ersichtlich, wie sich Ihr Projekt entwickelt und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Das aktuelle Datum wird ebenfalls angezeigt, damit Sie einen Überblick darüber erhalten, was noch zu tun ist und ob Sie das Projekt zeitgerecht fertigstellen können.

Die Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

1. Klarheit
2. Verbesserte Kommunikation
3. Motivation
4. Verbessertes Zeitmanagement
5. Flexibilität

Ein Gantt-Diagramm bietet eine umfassende Darstellung der verschiedenen Aufgaben und Zeitleisten eines Projekts. Mit diesem Instrument behalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Es verdeutlicht den Beteiligten, wie die Aufgaben verteilt sind und welche Ressourcen den einzelnen Aufgaben zugeordnet sind. Auf diese Weise vermittelt es ein genaues Bild des Projektstatus und hilft Ihnen zu erkennen, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Teams verwenden Gantt-Diagramme, um die Anzahl von Meetings zu verringern und Angaben zum Projektstatus auf dem letzten Stand zu halten. Ein Gantt-Diagramm liefert den Beteiligten somit ein übersichtliches Bild über die Fortschritte der einzelnen Aufgaben.

Durch die Bereitstellung eines klaren Überblicks erhalten die Teammitglieder bessere Einblicke in die Gesamtleistung und haben die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise optimal an den Projektplan anzupassen. Zusätzlich werden Ihnen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben vor Augen geführt, damit Sie besser verstehen, was die Verzögerung einzelner Aufgaben für das gesamte Projekt bedeutet. Dies fördert wiederum die Zusammenarbeit und regt zu einer besseren Koordinierung der Aufgaben an.

Gantt-Diagramme helfen Ihnen, realistische Fristen festzulegen. Die Balken im Diagramm kennzeichnen einen Zeitraum, in der eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen sein sollte. Damit verhindern Sie auch, dass andere Projekte, die ebenfalls Ressourcen und Zeit erfordern, behindert werden.

Häufig ändern sich Projekte während ihrer Durchführung. Treten unerwartete Veränderungen beim Umfang oder Zeitrahmen eines Projekts auf, können Aufgaben und Ressourcen, Dank der guten Übersicht, einfach angepasst werden.

Wo es Vorteile gibt, muss man sich aber auch der Nachteile bewusst sein:

1. Komplexität 
2. Linearität 
3. Arbeitsaufwand

Bei Projekten, die zahlreiche Aufgaben und Ressourcen umfassen, kann das Gantt-Diagramm sehr umfangreich werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um ein Großprojekt handelt oder das zuständige Team sehr viele Mitarbeiter hat. Die Darstellung Dutzender oder sogar Hunderter Aufgaben in einem Gantt-Diagramm könnte dann zu kompliziert und schwer verständlich sein. Deshalb ist es wichtig, sich die unterschiedlichen Aufgaben und Teilaufgaben vorab vor Augen zu führen und jemanden zu ernennen, der sich um die Details kümmert.

Ihr Gantt-Diagramm ist nur dann erfolgreich, wenn Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende in linearer Form darstellen. Das bedeutet, dass Sie schon bei Projektstart eine Vorstellung vom Endergebnis, sowie den nötigen Schritten haben müssen. Dies mag logisch klingen, wenn Sie etwa ein Haus bauen, ist aber wesentlich schwieriger zu bewerkstelligen, wenn Sie ein Team von Webentwicklern sind, die an einem Auftrag arbeiten, für den es kein spezifisches Endergebnis gibt.

Projekte können im Laufe ihres Entstehens verändert werden. In diesem Fall müssen Gantt-Diagramme entsprechend angepasst werden. Das könnte bedeuten, dass der zuständige Projektmanager das Diagramm laufend aktualisieren muss – eine Aufgabe, die mit Projektmanagement-Software leichter fällt.

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Mit den folgenden Schritten können Sie Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellen:

1. Listen Sie alle Aufgaben auf.
2. Führen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben auf.
3. Legen Sie einen Zeitrahmen für das Projekt fest.
4. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu.

Bei der Planung der Projektdurchführung ist es entscheidend, alle erforderlichen Aufgaben sorgfältig zu notieren. Dabei sollten Fristen und verantwortliche Teammitglieder berücksichtigt werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Website neu gestalten möchten, gibt es einen umfangreichen Aufgabenbereich, der die Erstellung einer Reihe von Mockups in Photoshop umfasst.

Diese Aktivität lässt sich in mehrere Teilaufgaben unterteilen, wie beispielsweise:

• Wireframes erstellen
• Nutzbarkeit von Wireframes überprüfen
• Mockups zu den besten Wireframes erstellen
• Einen Prototyp eines Mockups erstellen
• Usability-Tests durchführen
• Den besten Prototyp überprüfen und für die Entwicklung freigeben

Dasselbe gilt auch für andere Projekte, wie die Renovierung eines Hauses. Auch dieses Projekt könnte in unterschiedliche Aufgaben unterteilt werden, wie z. B.:

• Materialien bestellen
• Zwischenabrechnung senden
• Böden legen
• Wände ausmalen
• Arbeitsstunden verrechnen

Oft muss eine Aufgabe beendet sein, bevor mit der nächsten begonnen werden kann. Das kann mit einer Dinnerparty verglichen werden: Zuerst müssen Sie das Essen kochen (Aufgabe A), bevor Sie es Ihren Gästen servieren können (Aufgabe B). Andere Aufgaben können wiederum gleichzeitig erledigt werden: Um das Gemüse zu schneiden (Aufgabe A), müssen Sie nicht warten, bis die Kartoffeln gekocht sind (Aufgabe B). Zeichnen Sie auf, wie die unterschiedlichen Aufgaben in Ihrem Projekt miteinander in Beziehung stehen.

Wie viele Tage oder – noch genauer – Stunden haben Sie für dieses Projekt Zeit? Berücksichtigen Sie dabei auch, dass sich jedes Projekt verzögern kann: Aufzeichnungen über frühere Projekte und eine durchgehende Zeiterfassung helfen Ihnen einzuschätzen, wie flexibel Sie bei der Planung des Zeitrahmens sein müssen.

Auch hier helfen Ihnen Aufzeichnungen zu Teilaufgaben. Wenn beispielsweise aus Ihren Daten hervorgeht, dass ein bestimmter Lieferant Termine normalerweise nicht einhält, empfiehlt es sich, ihm keine Aufgaben mit hoher Priorität zukommen zu lassen oder für genügend Zeitreserven zu sorgen.

Was Sie ebenfalls beachten müssen:

1. An welchen anderen Projekten Kollegen gleichzeitig arbeiten
2. Geplante Pausen oder Urlaubszeiten für Teammitglieder

Nach Abschluss dieses Schritts haben Sie einen Überblick über Folgendes:

• Bezeichnung der Aufgaben
• Anfangsdatum der Aufgaben
• Dauer bis zur Fertigstellung der Aufgaben

Öffnen Sie in Excel ein neues Tabellenblatt und schreiben Sie alle Aufgaben gemeinsam mit den Anfangs- und Enddaten auf.

Fügen Sie eine weitere Spalte hinzu und benennen Sie sie „Erster Tag“. Wandeln Sie das Anfangsdatum mit der int()-Funktion in eine ganze Zahl um. Berechnen Sie den ersten Tag, indem Sie das Anfangsdatum der Aufgabe vom Anfangsdatum des Projekts subtrahieren.
In unserem Beispiel würden wir für die erste Aufgabe diese Formel verwenden:
=int(B2)-int($B$2)

Hinweis: Sie müssen $B$2 anstelle von B2 hinzuzählen, um die absolute Position der Zelle B2 in der Formel zu bestimmen.

Danach sollte die Spalte folgendermaßen aussehen:

Jetzt wissen Sie, an welchem Tag jede Aufgabe beginnen sollte.

Subtrahieren Sie das Anfangsdatum der ersten Aufgabe vom Enddatum der aktuellen Aufgabe unter Verwendung folgender Formel:
=int(C2)-int($B$2)

Subtrahieren Sie mithilfe dieser einfachen Formel den letzten Tag vom ersten Tag:
=E2-D2

Jetzt haben Sie alle nötigen Informationen zur Erstellung eines Gantt-Diagramms.

Wählen Sie in Ihrem Tabellenblatt die folgenden Spalten aus:

• Bezeichnung der Aufgabe
• Erster Tag
• Dauer

Gehen Sie dann zu „Einfügen“ > „Diagramme“ und wählen Sie „Gestapelte Balken“ aus.

Wählen Sie die erste Aufzählung im Diagramm aus („Erster Tag“). Ändern Sie die Farbe im sich öffnenden Menü in „Keine“.

Danach sollte das Diagramm folgendermaßen aussehen:

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellt!

Beachten Sie aber, dass das soeben erstellte Diagramm auch gewisse Nachteile hat.

1. Es bietet keine einfache Möglichkeit, Personen Aufgaben zuzuteilen.
   
2. Änderungen können weder rasch noch einfach eingetragen werden.
3. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können nicht klar dargestellt werden.

Für größere Projekte ist es daher empfehlenswert, Projektmanagement-Software mit integrierten Gantt-Diagrammen zu verwenden.

Mit Teamleader können Sie Projekte in Gantt-Diagramme und somit in größere Meilensteine und kleinere Aufgaben unterteilen. Meilensteine werden auf einer Roadmap dargestellt, Sie können sich aber auch alle damit verbundenen Aufgaben in einem herunterladbaren Gantt-Diagramm ansehen. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit Sie noch haben und wie viel Zeit Sie idealerweise haben sollten, können Sie einen Blick auf einen Burn-Down-Chart werfen.

Eine weitere hilfreiche Funktion sind Projektberichte. Sie liefern einen detaillierten Überblick über geplante Budgets und Ausgaben, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für Aufgaben und Meetings aufgewendet hat und welche Produkte bestellt wurden. Diese Informationen sind äußerst nützlich, um die Dauer und den Geldbedarf besser einschätzen zu können, was Ihnen wiederum hilft, bessere Gantt-Diagramme zu erstellen.

Fragen Sie sich, wie Sie Gantt-Diagramme für Ihre Geschäftstätigkeit nutzen können? In den folgenden Beispielen beschreiben wir, wie Agenturen und Baufirmen dieses Tool optimal im Projektmanagement einsetzen.

Obwohl es einen großen Unterschied zwischen Agenturen in der Kreativwirtschaft und jenen im IT-Sektor gibt, weisen sie bei einigen wichtigen Aspekten des Projektmanagements Gemeinsamkeiten auf:

• Beide müssen die (sich manchmal rasch ändernden) Wünsche zahlreicher Beteiligter berücksichtigen.
• Um die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen, verzögern sich Projekte oft und das Budget muss aufgestockt werden.
• Es gibt sowohl Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden können, als auch Aufgaben, die zuerst fertiggestellt werden müssen, bevor mit der nächsten begonnen werden kann.

Erstellen Sie eine detaillierte Zeitleiste, damit Sie die Erwartungen Ihrer Kunden gleich von Beginn an steuern. Beziehen Sie alle Teammitglieder in den Erstellungsprozess ein und aktualisieren Sie die Zeitleiste, sobald sich ein Meeting oder eine Aufgabe verschiebt.

Wenn Sie etwa eine Website entwickeln, folgen Sie wahrscheinlich einem bewährten Ablauf wie dem folgenden:

1. Wireframe für die Benutzeroberfläche entwickeln
2. Mockup in Photoshop erstellen
3. Website entwickeln
4. Website testen

Bei diesem Prozess sind manche Aufgaben miteinander verknüpft. So müssen Designer die Wireframes erstellen, bevor Entwickler mit der Arbeit an der Website beginnen können. Diese kann wiederum erst getestet werden, wenn eine erste Version verfügbar ist.

Dabei besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Schritte wiederholt werden müssen, bevor ein Endergebnis vorliegt. Ihre Designer müssen möglicherweise unterschiedliche Mockups anfertigen, bevor der Kunde vollständig zufrieden ist. All diese Aufgaben können mit einem Gantt-Diagramm verfolgt werden.

In der Bauindustrie werden Gantt-Diagramme häufig eingesetzt, um besondere Herausforderungen bei Bauprojekten zu bewältigen. Die enge Verflechtung der einzelnen Aufgaben erfordert eine präzise Organisation. Beispielsweise kann die Arbeit an der Zimmerdecke erst beginnen, nachdem die Stützen eingebaut wurden, und der Badezimmerfußboden kann erst verlegt werden, wenn die Zimmerdecke fertiggestellt ist.

Gleichzeitig sind die Arbeitsstunden in einem Bauprojekt relativ skalierbar. Arbeiter wie Maurer können an einem Tag mehr oder weniger dieselbe Anzahl von Ziegeln verlegen.

Mit einem Gantt-Diagramm lässt sich die voraussichtliche Projektdauer effizient ermitteln und die Projektplanung sowie das Ressourcenmanagement optimieren.

Wenn Sie an größeren Projekten arbeiten, empfiehlt es sich, unterschiedliche Projektmanagement-Tools genauer unter die Lupe zu nehmen. Ansonsten können Sie auch unseren Tipps zum Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel folgen. Wofür Sie sich auch entscheiden – jetzt kennen Sie jedenfalls die Grundlagen zum Erstellen von Gantt-Diagrammen.

Gantt-Diagramme bieten einen hervorragenden Überblick über alle Aufgaben sowie über deren Beginn und das geschätzte Enddatum. Außerdem wird ersichtlich, wie Aufgaben und Ressourcen aufgeteilt sind und wie Ihr Team mit der erfolgreichen Erledigung jeder Aufgabe vorankommt. Gantt-Diagramme erleichtern außerdem die Kommunikation und geben Auskunft über Ihre Gesamtleistung.

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Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig gestellten Fragen zu Gantt-Diagrammen.

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