Excel vs. CRM – Ein ungleicher Kampf
Vielleicht sind Sie bis jetzt mit Excel erfolgreich, vielleicht haben Sie damit sogar etwas Geld gespart …
Geld, das Ihnen aber durch ineffizientes Arbeiten schnell wieder zerrinnt. So nützlich wie Excel-Dateien zuweilen sein können, kommen sie doch allzu oft in Bereichen wie Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Erstellung von Artikellisten zur Anwendung. Aber die bekannteste Tabellenkalkulation der Welt greift in diesen Bereichen einfach zu kurz – und fällt im Vergleich zu einer spezialisierten CRM Software weit zurück. Wir erklären warum.
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Start-up-Unternehmen mit (noch) wenigen Kundenbeziehungen nutzen häufig Excel, um den Überblick über ihren Kundenstamm zu behalten. Verständlich, denn Excel bietet einige Vorteile:
- Es ist einfach zu bedienen.
- Die meisten Leute können damit arbeiten.
- Alle Daten befinden sich in einer Tabelle.
Es dauert jedoch nicht lange, bis Sie auf die Grenzen des Programms stoßen.
Gelegentlich wird Excel auch als das schlechteste CRM-Tool der Welt bezeichnet, einfach weil es dafür nicht ausgelegt ist. Zwar kann man in Excel leicht Kunden oder Kontaktdaten eingeben, aber das ist es dann auch schon. Wer sind Ihre Kunden? Was wissen Sie über ihr Profil? Wie wertvoll sind sie für Ihr Unternehmen? Mit solchen Informationen könnten Sie besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen und bessere Verkaufsresultate erzielen. In Excel fehlen diese Informationen.
Excel bietet eine Reihe von Standardvorlagen, mit denen Sie Ihre Kundendaten verwalten können . Denken Sie beispielsweise an die Vorlagen „Kundenkontakte“ oder „Telefonanruf-Tracker“.
Sie können auch eine umfangreichere Vorlage herunterladen, teilweise gegen Gebühr. Beispielsweise gibt es ein Kommunikationsprotokoll, um das Datum des letzten Kontakts, Folgeaktionen, das Datum des nächsten Kontakts und den Status des Leads zu verfolgen. Sie haben konkrete Wünsche für Ihre Vorlage? Sie können auch Ihre eigene Vorlage erstellen oder diese von einer externen Partei entwickeln lassen.
Das hört sich alles großartig an... In der Praxis scheint Excel als CRM-Tool jedoch mehr Nachteile als Vorteile zu haben.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird wahrscheinlich auch Ihr Kundenstamm wachsen. Sie werden dann feststellen, dass die Verwendung von Excel mehrere Nachteile mit sich bringt. Wir nennen Ihnen vier Gründe, warum Excel als CRM-Tool wirklich unzureichend ist:
Es gibt viele Anwendungsbereiche für Excel, aber man muss alles von Hand eingeben: Alle Daten, die Sie in einer Excel-Datei ablegen wollen, müssen von Ihnen oder einem Ihrer Mitarbeiter eingegeben werden. Darüber hinaus bietet Excel nur sehr wenige Integrationsmöglichkeiten für andere Tools. Tagesordnungen, Buchhaltung, Rechnungsstellung … all das muss separat aktualisiert werden. Das einfache Eingeben und Aktualisieren von Kundeninformationen ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Und ist auch fehleranfällig.
Nicht nur die Kontaktverwaltung in Excel kostet Zeit. Wenn Sie Ihre Verkaufsresultate in nützlichen Statistiken visualisieren wollen, machen Sie sich besser schnell an die Arbeit: die richtigen Daten auswählen, Zeilen und Spalten anlegen, ein Diagramm erstellen und dafür ein Format auswählen – soll es ein Säulendiagramm werden oder doch lieber ein hübsches Tortendiagramm? Wenn Sie Rechnungen in Excel erstellen, wissen Sie von vornherein, dass Sie das von Hand machen müssen – ohne jede Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren. Das kostet wertvolle Zeit. Und denken Sie daran: Was nicht automatisch gemacht wird, wird manchmal fehlerhaft gemacht oder gar vergessen.
Auch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit ist in Excel ziemlich eingeschränkt. Natürlich kann man Excel-Dateien gemeinsam nutzen, allerdings nicht in der Standalone-Version von Excel. Diese lässt es nicht zu, dass mehrere Anwender zeitgleich dieselbe Datei bearbeiten. Die Online-Version von Microsoft Excel lässt sich nur als klobig bezeichnen, und auch Google Sheets hat seine Einschränkungen (weniger Features, deutlich langsamer, kompliziertere Formatierungs- und Druckfunktionen). Mit anderen Worten: Wenn Sie dringend auf eine Datei zugreifen müssen, die gerade von einem Ihrer Kollegen bearbeitet wird, müssen Sie untätig rumsitzen, bis Sie an der Reihe sind. Oder die Datei halt wieder einmal kopieren, aber dann müssen Sie anschließend unbedingt noch daran denken, die Dateien wieder zusammenzuführen. Man kann das so machen, aber „schnell“ und „praktisch“ sind nicht gerade die Wörter, die einem als erstes dazu einfallen.
Laut Forrester Research befinden wir uns seit 2010 im Kundenzeitalter, was bedeutet, dass alle Unternehmensstrategien und Geschäftsabläufe aufeinander abgestimmt sein sollten, um einen Beitrag zur Kundenzufriedenheit zu leisten.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Kundenbeziehungen sich entwickeln, reicht eine Excel-Datei bald nicht mehr aus. So erfahren Sie durch Excel nichts darüber, welche Upselling-Möglichkeiten für einen bestimmten Kunden bestehen oder wann ein Follow-up-Anruf mit ihm ansteht. In Zeiten, in denen Kundenbeziehungen groß geschrieben werden, schießen Sie auf diese Weise jede Menge Chancen in den Wind.
Ein gutes CRM-System wie Teamleader Focus erfasst all dies. Mit Teamleader Focus automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben, visualisieren Statistiken auf Knopfdruck und können jederzeit in Echtzeit zusammenarbeiten. Einer der größten Vorteile gegenüber Excel? Teamleader Focus ist skalierbar und wächst mit Ihnen .
Alle Informationen – Kontaktdaten, gesendete E-Mails, Angebote, Rechnungen, Kommunikationsverlauf – an einem Ort. Wünschen Sie sich das nicht auch?
Ein gutes CRM-System spart Ihnen Zeit, Geld und Aufwand. Das ist jetzt klar. Aber wussten Sie auch, dass CRM Folgendes gewährleistet:
Persönlichere Kommunikation: Ein CRM-Tool fungiert als zentrale Kundendatenbank und ist der ideale Ausgangspunkt für Kommunikations- und Marketingzwecke. Darüber hinaus können Sie mit einem CRM-System alle Interaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden in einer einzigen Datenbank zusammenführen und nachverfolgen. Als Organisation können Sie Daten für jeden einzelnen Kunden sammeln und so besser auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Dies wiederum ermöglicht Ihnen einen persönlicheren Ansatz auf Grundlage ganz konkreter Kundenwünsche.
Echtzeitzugriff auf Daten: Mit einer CRM Software können Sie Ihre Leads effizienter verwalten und Ihre Verkäufe zügig, unkompliziert und kosteneffizient nachverfolgen. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt und von jedem Ort aus stehen Ihnen die richtigen Daten zur Verfügung, um wohlüberlegte strategische Entscheidungen treffen zu können. Und ja, Excel-Dateien lassen sich unkompliziert importieren.
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- Die richtigen Technologien einsetzen
Sie sind noch nicht vollständig von den Vorteilen eines CRM-Systems überzeugt ? Wir haben eine Liste der Nachteile von Excel zusammengestellt und wie ein Online CRM System diese beheben kann.
Excel | Online CRM |
|---|---|
Drohende Zeitverluste durch ineffiziente Suchmasken und Ordnerstrukturen. | Jederzeit überall die korrekten Daten zur Verfügung, Inklusive smarter Suchfunktion. |
Keine Möglichkeit Dateien wie Rechnungen, Mails, Angebote mit Kontakten zu verknüpfen. | Dokumente werden automatisch mit dem richtigen Kontakt verknüpft. |
Drohender Datenverlust bei lokaler Speicherung. | Cloud-Dienste sind dank automatischer Backups gegen Datenverlust gesichert. |
Kollaboration nur bei der Buchung von Cloud-Office Paketen möglich. | Alle Abteilungen Ihres Unternehmens arbeiten eng zusammen und haben die Übersicht, wer gerade woran arbeitet. |
Datenbeziehungen nicht ersichtlich, keine automatischen Reportings möglich. | Automatische Verknüpfung und Herstellung relevanter Datenziehungen, Reportingtools Inklusive. |
Kein übersichtlicher Workflow. | Meilensteine und aktuelle Sachstände für alle Deals und Projekte. |
Zahlen analysieren und Formeln eingeben ist zeitraubend und kompliziert. | Einfacher Überblick über Ihre Geschäfte durch automatische Statistiken. |
Hohes Risiko durch händische Fehleranfälligkeit. | Automatische Statistiken mit vordefinierten Feldern minimeren das Fehlerrisiko. |
Die Antwort lautet eigentlich: sofort.
Warum sollten Sie mit dem Umstieg auf eine CRM Software warten, bis Sie auf die Nachteile von Excel stoßen? Ein guter Start ist die halbe Miete... CRM Software wie Teamleader Focus ist skalierbar und wächst mit Ihnen. Dadurch eignet sich Teamleader Focus auch als CRM System für kleine Unternehmen.
Auf diese Weise können Sie sich problemlos von einem Ein-Mann-Unternehmen zu einem Mehrpersonen-Unternehmen und darüber hinaus weiterentwickeln. Ohne zwischenzeitlich allerlei Software-Änderungen an Ihrem CRM vornehmen zu müssen.
Eine CRM Software ermöglicht Ihnen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, effizienter zusammenzuarbeiten, häufig wiederkehrende Probleme zu identifizieren und umfassende Analysen durchzuführen. Dadurch, dass ein CRM-Tool Ihre administrativen Aufgaben automatisiert, kann Ihr Team wertvolle Zeit einsparen, die dann wiederum für wichtigere und gewinnbringendere Aufgaben zur Verfügung steht.
Der Kostenpunkt sollte keine Hürde sein. Teamleader Focus bietet verschiedene Pakete an, sodass Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen. So zahlen Sie nie zu viel.
Unsere Daten zeigen, dass sich unser CRM-System auszahlt: Unternehmen, die Teamleader Focus nutzen, verkaufen 23 % schneller und 35 % mehr. Warum also Chancen verpassen, indem man bei Excel bleibt?
Sie arbeiten bereits mit Excel, möchten aber Ihr Kundenmanagement verbessern und mehr und schneller verkaufen? Kein Problem. Sie können Ihre Excel-Dateien ganz einfach in Teamleader Focus importieren. Das manuelle Aktualisieren der Verwaltung gehört der Vergangenheit an, sodass Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.
