Professionelle Angebote erstellen: Tipps und Beispiele

Mit der Angebotssoftware von Teamleader Focus können Sie schnell und einfach Angebote schreiben, die Ihr eigenes Logo, Ihre Farben und Ihre Schriftart enthalten. Dank der übersichtlichen Vertriebspipeline(s) behalten Sie den Überblick über Ihre Angebote und verpassen keine Verkaufschance. Testen Sie es jetzt 14 Tage lang kostenlos, ohne Kreditkarte.

Verwechseln Sie ein Angebot nicht mit einer Proforma Rechnung. Beide Dokumente dienen zwar dazu, den Kunden im Voraus über Preise und Konditionen zu informieren, sie sind jedoch nicht dasselbe:

• Das Ziel eines Angebots ist es, den Kunden zum Kauf zu bewegen. Es ähnelt in seiner Gestaltung eher einem Brief als einer Rechnung und enthält oft ein Anschreiben.
• Eine Proforma Rechnungwird verwendet, wenn der Kaufvertrag bereits geschlossen ist. Sie spezifiziert das Verkaufsangebot, sodass der Kunde noch Änderungen anfordern kann. Ihr Layout ähnelt einer regulären Rechnung, und sie ist deutlich als "Proforma-Rechnung" gekennzeichnet.

Ein gutes Angebot ist unverzichtbar. Aber wie fängt man an? Wir erklären, welche wichtigen Elemente ein Angebot enthalten sollte und wie Sie in fünf Schritten ein überzeugendes Angebot erstellen. Außerdem stellen wir Ihnen verschiedene Tools zur Angebotserstellung vor. Möchten Sie Ihre Angebote in Excel erstellen, oder bevorzugen Sie die einfache Handhabung einer spezialisierten Angebotssoftware?

Ein Angebot sollte folgende Elemente enthalten:

• Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Handelsregisternummer, USt-IdNr. und Bankverbindung);
• Die Daten Ihres Kunden;
• Eine Angebotsnummer zur einfachen Nachverfolgung;
• Das Datum und die Gültigkeitsdauer des Angebots;
• Ihre Preise (fest oder variabel) und die Mehrwertsteuersätze;
• Eine detaillierte Beschreibung der angebotenen Leistungen oder Produkte;
• Die allgemeinen Geschäftsbedingungen – auch bekannt als „das Kleingedruckte“;
• Eine klare Erklärung, wie der Kunde das Angebot annehmen kann.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot vollständig ist. Überprüfen Sie, ob alle wichtigen Informationen enthalten sind. Mit einer Angebotssoftware wie Teamleader Focus geht die Angebotserstellung ganz einfach. Die Software füllt automatisch Ihre Unternehmensdaten und die des Kunden aus, sodass nichts vergessen wird. Änderungen im CRM werden automatisch aktualisiert.
2. Gestalten Sie Ihr Angebot ansprechend. Ein optisch ansprechendes Angebot mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrer Schriftart hinterlässt einen guten Eindruck. Sie können dies in Word oder Excel selbst gestalten oder die Arbeit einer Angebotssoftware überlassen.
3. Sorgen Sie für Übersichtlichkeit. Ein klar strukturiertes Angebot vermittelt dem Kunden sofort einen guten Eindruck von Ihrer Arbeitsweise. Haben Sie viel zu sagen? Dann verteilen Sie die Informationen auf mehrere Dokumente und fügen Sie ein separates Anschreiben hinzu.
4. Achten Sie auf die Sprache. Überprüfen Sie nicht nur auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, sondern auch auf die Lesbarkeit. Vermeiden Sie zu lange Sätze und kompliziertes Fachjargon. Ein freundlicher Ton ist wichtig, aber vermeiden Sie eine zu vertrauliche Ansprache, die Kunden abschrecken könnte.
5. Geben Sie ausreichend Details an. Je mehr Details Sie angeben, desto besser versteht der Kunde Ihr Angebot. Erklären Sie genau, was geliefert wird, wann Sie liefern und welche Produkte oder Dienstleistungen erforderlich sind. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über alle rechtlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf Angebote Bescheid wissen. Schließlich ist es gut zu wissen, ob Sie rechtlich an das Angebot gebunden sind, das Sie ausgeben. Oder was Sie tun müssen, wenn ein Kunde das Angebot nach der Unterzeichnung storniert. 

Wenn Sie gerne mit Word oder Excel arbeiten, können Sie natürlich auch damit Ihre Angebote erstellen. Diese Programme bieten die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. Die meisten haben diese Programme ohnehin zur Verfügung.

Mit den oben genannten Tipps können Sie auch in Word oder Excel ein solides Angebot erstellen. Allerdings gibt es einige Nachteile:

• Es ist zeitaufwendig. Jedes Angebot muss manuell erstellt werden. Wenn Sie viele Angebote verschicken, kann das viel Zeit kosten.
• Ein manuell erstelltes Angebot ist anfälliger für Fehler. Wo manuell gearbeitet wird, passieren Fehler. Fehler in Angeboten können jedoch unangenehme Folgen haben, insbesondere wenn der Kunde das Angebot bereits angenommen hat.
• Komplexität bei einer großen Produkt- oder Dienstleistungspalette. Wenn Ihr Angebot wächst, wird es komplizierter, dies manuell zu verwalten. Auch das kostet Zeit.

Mit spezialisierter Angebotssoftware wie Teamleader Focus vermeiden Sie diese Nachteile. Sie können schnell und einfach professionelle Angebote erstellen und dank der Integration mit Rechnungen, CRM und Projekten Ihr gesamtes Geschäft an einem Ort verwalten. Das ist effizient.

Niemand mag doppelte Arbeit, vor allem nicht, wenn man das Rad neu erfinden muss. Nutzen Sie bestehende, erfolgreiche Angebotsvorlagen als Grundlage. Passen Sie einfach die notwendigen Details in der Angebotsvorlage an, und schon können Sie Ihr Preisangebot verschicken.

Eile mit Weile, aber bei einem Angebot ist es besser, schnell zu handeln. Wenn Sie eine Angebotsanfrage erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass auch Ihre Konkurrenten dieselbe Anfrage erhalten haben. Reagieren Sie so schnell wie möglich.

• Bestätigen Sie sofort den Erhalt der Anfrage und informieren Sie den Kunden darüber, dass Sie so schnell wie möglich ein Angebot senden werden.
• Respektieren Sie spezifische Fristen, die vom Kunden vorgegeben werden. Das erste Versprechen zu brechen, bevor die Zusammenarbeit überhaupt beginnt, hinterlässt keinen guten Eindruck. Wenn keine Frist angegeben ist, teilen Sie mit, wann der Ansprechpartner Ihr Angebot erwarten kann.
• Kontaktieren Sie den Kunden am Tag nach dem Versand des Angebots und fragen Sie nach, ob es noch Fragen gibt.

Schnelligkeit ist entscheidend, aber nicht alles. Es bringt nichts, ein Angebot in Rekordzeit zu versenden, wenn es voller Fehler ist. Bereiten Sie Ihre Angebote also sorgfältig vor.

Die meisten Unternehmen erstellen ihre Angebote, nachdem der Kunde längst nach Hause gegangen ist. Maickel Kinnaer, Inhaber von Slimme Jongens, und seine Kollegen machen es anders. Sie erstellen das Angebot während eines Beratungsgesprächs direkt vor Ort mit dem Kunden. Dank der Teamleader Focus Software geht das schnell und fehlerfrei.

Wenn Sie einen halben Tag damit verbringen, einen Umschlag, Tintenpatronen und Briefmarken zu suchen, um ein Angebot zu verschicken, vergeht der Spaß schnell. Immer mehr Unternehmer setzen daher auf ein Tool wie Teamleader Focus, mit dem Sie ein Angebot in 4 einfachen Schritten online erstellen, versenden und nachverfolgen können:

1. Sie erstellen Angebote effizient in Ihrem eigenen Stil, inklusive Logo. Das gilt auch für Ihre Rechnungen, Bestellungen oder andere offizielle Dokumente. Verschiedene Layout-Varianten und allgemeine Geschäftsbedingungen können Sie ganz einfach hinzufügen. Teamleader Focus füllt zudem automatisch Ihre Firmendaten und die des Kunden aus. Sie können ganz leicht den richtigen Kostensatz und den Mehrwertsteuersatz für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt auswählen.
2. Sie senden das Angebot über Teamleader Focus an Ihren Kunden. Im Begleittext können Sie zusätzliche Erklärungen geben oder eine persönliche Nachricht hinzufügen.
3. Sobald der Kunde Ihr Angebot öffnet, unterzeichnet oder Feedback gibt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Über eine Übersicht können Sie alle versendeten, angenommenen und abgelehnten Angebote nachverfolgen.
4. Sobald Ihr Angebot angenommen wurde, können Sie es mit nur wenigen Klicks in ein Projekt und anschließend in eine Rechnung umwandeln.

Wussten Sie, dass Angebote, die über die erneuerte Cloudsign-Plattform verschickt werden, doppelt so schnell unterschrieben werden wie Angebote per E-Mail? Und das ist noch nicht alles. Teamleader Focus prognostiziert auch Ihren Umsatz und automatisiert Ihren Verkaufsprozess: Verschieben Sie eine Verkaufschance in die nächste Phase und erhalten Sie eine Erinnerung an den nächsten notwendigen Schritt.

Online-Angebote wirken wie ein Instagram-Filter: Ein tolles Ergebnis mit minimalem Aufwand. Doch neben dem professionellen Design eines Angebots gibt es noch viele weitere Vorteile:

• Der Prozess ist schneller. Die Unterschrift auf einem Papierangebot zu erhalten, dauert oft lange und verlangsamt den gesamten Ablauf. Ein schnelles Angebot erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort und damit auch Ihres Einkommens.
• Günstiger als Angebote auf Papier. Ein Angebot auf Papier ist nicht nur etwas altmodisch, sondern verursacht auch Kosten für Ihr Unternehmen. Denken Sie an Papier, Umschläge, Briefmarken, Tinte... Ganz zu schweigen von den Wettbewerbern, die schneller handeln und sich dadurch mehr Aufträge sichern. Eine Online-Angebotsplattform ist günstiger. Und egal, wie viele Angebote Sie versenden, der Preis bleibt derselbe.
• Effizientes Nachverfolgen. Mit einem Tool wie Teamleader Focus wissen Sie genau, ob jemand Ihr Angebot angesehen oder unterschrieben hat, sodass Sie potenzielle Kunden effektiv nachverfolgen können.
• Der Kunde kann schnell reagieren. Bei Online-Angeboten können Kunden direktes Feedback geben, und Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung.
• Überall und jederzeit zugänglich. Ihr Kunde kann Ihr Angebot jederzeit und überall auf einem Smartphone, Tablet oder Computer einsehen.

Diese fünf Vorteile zusammen zeigen, dass Online-Angebote Ihre Umsätze steigern und sich positiv auf Ihren Cashflow auswirken.

Laurent Debaere, Gründer und Geschäftsführer von Berdea, spart mit Teamleader Focus viel Zeit: