Mehr Erfolg durch bessere Einblicke in Abrechenbarkeit und Produktivität

Ein genauer Blick auf die Abrechenbarkeit beginnt mit einer guten Zeiterfassung. Mit Teamleader Focus ist das ganz einfach. Sie können nicht nur alle gearbeiteten Stunden präzise erfassen, sondern auch auf einen Blick erkennen, welcher Anteil dieser Stunden abrechenbar ist. Dank einer effektiven Kapazitätsplanung behalten Sie die Produktivität Ihrer Teammitglieder stets im Auge, während die Insights-Funktion dabei hilft, die Zielvorgaben für Ihre Abrechenbarkeit zu überwachen. Möchten Sie Teamleader Focus ausprobieren? Testen Sie es jetzt zwei Wochen lang kostenlos.

Die Begriffe Produktivität und Abrechenbarkeit werden oft verwechselt. Obwohl sie miteinander in Beziehung stehen, bedeuten sie nicht dasselbe.

• Produktivität beschreibt die Anzahl der Stunden, die ein Teammitglied für einen Kunden arbeitet, also die produktive Arbeitszeit. Interne Aufgaben wie Teammeetings, das Beantworten von E-Mails oder administrative Tätigkeiten zählen nicht dazu.
  
  
• Abrechenbarkeit bezieht sich auf die abrechenbaren Stunden innerhalb der produktiven Arbeitszeit. Nicht alle produktiven Stunden können abgerechnet werden; dies hängt von der Branche oder den Vereinbarungen mit dem Kunden ab. Üblicherweise werden Aktivitäten wie Besprechungen, Buchhaltung oder Projektmanagement nicht in Rechnung gestellt. Die abrechenbaren Stunden sind diejenigen, die am Ende tatsächlich auf der Rechnung des Kunden erscheinen.

Es ist möglich, dass ein Teammitglied eine hohe Produktivität aufweist, aber eine niedrige Abrechenbarkeit hat. Dies kann beispielsweise passieren, wenn ein fester Projektpreis vereinbart wurde, die geschätzten Stunden jedoch überschritten werden. In diesem Fall leistet der Mitarbeiter zwar viele Stunden für den Kunden (hohe Produktivität), aber nicht alle Stunden können berechnet werden (niedrige Abrechenbarkeit). Wenn Sie nach Stunden abrechnen, ist es ebenfalls wichtig, den richtigen Stundensatz anzuwenden.

Bei Foodphoto arbeiten alle – einschließlich der Freelancer – mit Teamleader Focus. Dadurch haben sie jederzeit einen genauen Überblick über die geleisteten und abrechenbaren Stunden und können die Produktivität und Abrechenbarkeit eines Projekts besser bewerten. Luk Thys, Geschäftsführer von Foodphoto, erklärt:

Abrechenbare Stunden sind Arbeitsstunden, die direkt dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Nicht abrechenbare Stunden hingegen können nicht an einen Kunden weitergegeben werden. Wie bereits erwähnt, variiert es je nach Branche, welche Stunden abrechenbar sind und welche nicht. So kann es sein, dass ein Maler eine Beratung nicht in Rechnung stellt, während ein Projektmanager Meetings oft abrechnet. In der Regel sind Stunden, die für Weiterbildung und Schulung, interne Meetings, Marketing und Verwaltung aufgewendet werden, nicht abrechenbar.

Hier ist eine Übersicht mit Beispielen für abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden in verschiedenen Branchen:

Hinweis: Diese Liste ist nur ein Beispiel. Die tatsächlich abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden können in der Praxis abweichen.

Um die Abrechenbarkeit Ihres Unternehmens, Teams oder eines Teammitglieds zu berechnen, müssen Sie zunächst die produktiven Stunden kennen.

Die Produktivität berechnet sich, indem die kundenbezogenen Stunden durch die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden geteilt werden. Die Formel für die Produktivität lautet:

Produktivität (%) = (Kundenbezogene Stunden / Gesamtarbeitsstunden) × 100

Beispielrechnung:

Ein Teammitglied arbeitet 40 Stunden pro Woche. Davon entfallen 30 Stunden auf kundenbezogene Aktivitäten und 10 Stunden auf Planung, Vorbereitung und interne Meetings. Die Produktivität dieses Teammitglieds in dieser Woche beträgt:

(30/40) x 100 = 75 %.

Die Abrechenbarkeit berechnet sich, indem die abrechenbaren Stunden durch die produktiven Stunden geteilt werden. Die Formel für die Abrechenbarkeit lautet:

Abrechenbarkeit (%) = (Abrechenbare Stunden / Produktive Stunden) × 100

Beispielrechnung:

In Fortsetzung des obigen Beispiels hat dieses Teammitglied 30 produktive Stunden pro Woche. Davon sind 25 Stunden abrechenbar und 5 Stunden nicht abrechenbar. Die Abrechenbarkeit dieses Teammitglieds in dieser Woche beträgt:

(25/30) x 100 = 83,33 %.

Es ist klar: Wenn Sie die Abrechenbarkeit Ihres Unternehmens erhöhen möchten, müssen Sie auch die Produktivität steigern. Aber wie macht man das?

Sie kennen vielleicht das Gefühl: Sie waren den ganzen Tag beschäftigt - Meetings, Telefonate, Berichte schreiben - und dennoch haben Sie das Gefühl, kaum etwas erreicht zu haben. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie zwar hart gearbeitet haben, aber nur wenige produktive Stunden gesammelt haben. Das gilt nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Teammitglieder. Mit den folgenden vier Schritten können Sie dem entgegenwirken:

1. Schaffen Sie einen Ort für konzentriertes Arbeiten

Keine Gespräche von Kollegen, kein Lärm, keine Ablenkungen. Das lässt sich durch die Einrichtung eines Ruheraums oder kleiner Arbeitsplätze für Einzelpersonen erreichen. Arbeiten Sie von zu Hause aus? Der Küchentisch ist zwar gemütlich, aber wahrscheinlich weniger effizient. Ein Home-Office ist ideal, aber falls das nicht möglich ist, ist ein aufgeräumter, ruhiger Raum ein großer Vorteil.

2. Nutzen Sie die Stärken Ihrer Teammitglieder

Dieser Satz mag abgedroschen klingen, ist aber entscheidend für die Produktivität. Indem Sie Teammitglieder mit bestimmten Fähigkeiten und Qualitäten auf die passenden Aufgaben setzen, erhöhen Sie die Effizienz bei der Ausführung dieser Aufgaben und steigern so die Produktivität. Falls mehrere oder alle Teammitglieder in bestimmten Aufgaben geschult sein müssen, lohnt es sich möglicherweise, Schulungen zu organisieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind, um Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen.

3. Legen Sie einen Produktivitätsrichtwert fest

Einen Richtwert für produktive Stunden festzulegen, kann motivierend wirken. Dies kann auch als Prozentsatz gemessen werden, sodass Sie Ihr Team besser anleiten können. Beispielsweise können Sie mit einem Mitarbeiter, der einen niedrigen Produktivitätsprozentsatz hat, besprechen, was er benötigt, um produktiver zu arbeiten. Der Produktivitätsrichtwert und der Produktivitätsprozentsatz können mit dieser Formel berechnet werden:

Produktivitätsrichtlinie = Jährliche Vertragsstunden - (Urlaub und Feiertage + interne Arbeit)

Produktivitätsprozentsatz (%) = (Produktive Stunden / Standardstunden) x 100

Die meisten Projektmanagement-Tools zeigen auch den Produktivitätsprozentsatz an. Idealerweise können Teammitglieder diese Prozentsätze selbst einsehen, um bei Bedarf sofort Maßnahmen zu ergreifen.

4. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Dokumente leicht zu finden sind

Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Suche nach Kundeninformationen, einer Auftragsbestätigung oder einem Bericht mit wichtigen Notizen? Um effizienter zu arbeiten, ist es wichtig, dass alle Daten leicht zu finden sind. Ein gutes CRM-System kann hierbei helfen. Alle Kundeninformationen, Berichte über Kundenkontakte und Informationen zu Deals werden an einem Ort gespeichert, sodass Sie alles, was Sie brauchen, immer finden, auch wenn ein Kollege krank ist.

Sie können die Abrechenbarkeit und Produktivität selbst mit den oben genannten Formeln berechnen. Für ein wachsendes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern kann dies jedoch sehr zeitaufwändig sein. Deshalb nutzen die meisten Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware.

Mit der Zeiterfassungssoftware von Teamleader Focus können alle Teammitglieder ihre geleisteten Stunden erfassen, definieren und angeben, ob sie abrechenbar sind. So können Sie auf einen Blick sehen, wie viele produktive Stunden in Ihrem Unternehmen, von einem Teammitglied oder von einem gesamten Team geleistet wurden. Die Abrechenbarkeit wird ebenfalls automatisch berechnet und in der Software angezeigt. Möchten Sie mehr erfahren? Entdecken Sie, was die Zeiterfassungssoftware von Teamleader Focus für Sie tun kann.

Zahlen sind gut, aber mit den richtigen Diagrammen und Grafiken erhält man oft einen viel besseren Überblick. Mit einem KPI-Dashboard können Sie den aktuellen Status Ihrer Abrechenbarkeit, Produktivität und aller anderen KPIs sofort erkennen. Ein solches Dashboard lässt sich manuell mit einer KPI-Dashboard-Vorlage in Excel erstellen, aber es ist besser, ein All-in-One-Tool wie Teamleader Focus zu verwenden.

Mit Teamleader Focus verwalten Sie Ihr CRM, Angebote, Rechnungen und Projektmanagement an einem Ort. Das bedeutet: Ein Tool für alle Kundendaten, die Kundenkommunikation, Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Planung und Ihr KPI-Dashboard. Kein doppelter Aufwand mehr, nie wieder nach den richtigen Daten suchen und mehr Kontrolle über Ihre Ziele. Das Beste daran? Teamleader Focus denkt mit. Die Software schlägt vor, welche KPIs und Daten für Ihr Unternehmen interessant sein könnten. Erfahren Sie alles über Teamleader Focus und was es für Sie tun kann.

Nachfolgend finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zur Abrechenbarkeit. Ist Ihre Frage nicht dabei? Kein Problem! Unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter. Sie können Ihre Frage auf zwei Arten stellen:

• Berater anrufen: Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten, und ein Berater wird Sie innerhalb von fünf Minuten zurückrufen (nur während der Bürozeiten).
• Frage hinterlassen: Stellen Sie Ihre Frage über das Formular, und ein Berater wird sie innerhalb eines Werktages beantworten.

Egal, für welche Option Sie sich entscheiden, Sie erhalten immer eine schnelle Antwort auf Ihre Frage.